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费用报销管理办法

发布日期:2021-06-24 浏览次数:3697

第一条  目的

为了进一步加强学校内部管理,明确资金管理责任,规范学校经济活动和费用报销行为,提高工作效率和资金使用效益,本着合理、节约的原则,并结合学校实际情况,特制定本办法(试行)。


第二条  范围

本办法适用于学校各单位、各部门的费用报销行为。


第三条  职责

本办法由财务处负责制定、解释和修订。


第四条  费用范畴

本办法用于规范学校各项日常经费的财务报销审批原则和权限、审批流程、具体报销规定及票据要求等。校内各项日常经费主要包括办公费用、通讯费、网络服务费、交通费、差旅费、汽车使用费、业务招待费、宣传广告费、印刷费、邮寄费、水电费、会务费、咨询审计费、仓储物流费、低值易耗品、劳动保护费、修理费、社会保险及住房公积金、税费、报刊费、学生活动费、师资培训费、教学耗材费等。其他如科研经费、工薪福利、招生经费、固定资产、物资采购、基建装修工程等除按本办法规定外,还须遵照相应具体管理制度执行。


第五条  报销流程及时间

1、报销顺序

报销人取得相关经济业务的合法原始凭证→相关人员按要求在合法原始凭证背面签字并在粘贴单上粘贴原始凭证→填制报销审批单→验收人或证明人在报销单上签字→部门负责人核签→分管校领导审签→财务处审核复核→副董事长审批→董事长审批→报销人将报销单据交出纳办理相关手续。在副董事长权限范围内的为终审,超出副董事长权限范围的,则还需报董事长审批。副董事长审批权限以董事会出具的授权书为准,在生效时间内如有变动请及时书面通知财务处。

2、报销流程及时间

2.1 报销人将整理好的报销单据交所在部门负责人核定签批。部门负责人审查无异议后,签署核定意见并签名。

2.2 报销人将部门负责人核签后的报销单据交分管校领导审签。分管校领导审查无异议后,签署意见并签名。

2.3 报销人将经分管校领导审签后的报销单据,于每周一、周三集中交财务部门进行审核和复核。财务部门应严格审查原始凭证的合法性和正确性。审核人员审查无异议后,签署审核意见并签名。

2.4 报销人将经财务部门审核复核过的报销单据于每周二、周四集中报副董事长审批。副董事长审批无异议后,签署审批意见并签名。

2.5 需报董事长审批的,报销人将经副董事长审批过后的报销单据于每周五集中报董事长审批。董事长审批无异议后,签署审批意见并签名。

2.6 报销人取得审批手续完备的报销单据后,按规定的报销时间(每周三、周五),到出纳处办理报销手续。出纳员必须认真查看审批手续是否完备,签字是否齐全,是否有涂改、挖补、刮擦、伪造、变造痕迹,金额是否正确。出纳员在审查无误后方能办理报销手续。

2.7 其他时间要求

2.7.1 当月发生的费用支出,均应在当月报销结清。月底发生的费用支出,应在次月十日内办理报销手续。2.7.2 当年取得的原始凭证,应在当年办理报销。每年度12月下旬取得的原始凭证,最迟不得晚于次年二月底报销。超期的原始凭证,原则上不予报销。

2.7.3 为做好学校年终财务决算工作,每年度财务报销截止日期为12月25日。各类借款由借款经办人负责于12月25日前清理归还,逾期按相关财务制度规定处理,将不予再次借款。已经发生的采购及大项支出等业务,各经办部门和经办人在12月15日前按规定程序报销;其它各项支出,请于12月25日前报销完毕。


第六条 审批权限

1、单笔经费报销在1万元以下的,由经费报销部门负责人核批,报分管校领导、财务部审核复核、副董事长审批,直接到出纳处办理报销。

2、单笔经费报销在1万元(含)以上的,由经费报销部门负责人核批,报分管校领导、财务部审核复核、副董事长审批、董事长审批后方可到出纳处办理报销。

3、预算在10万元(含)以上、20万元以下的仪器设备采购或大宗物资和服务采购、基建装修工程等须提交院务会讨论决定,并形成会议纪要,作为后期报销审签依据。

4、预算在20万元(含)以上的仪器设备采购或大宗物资和服务采购、基建装修工程工程等须提交党、董、院联席会讨论决定,并形成会议纪要,作为后期报销审签依据。


第七条  具体报销作业内容

1、报销时应按费用支出的性质,分别填写相应单据:

1.1  《差旅费报销单》,用于差旅费报销;

1.2  《费用报销单》,用于非差旅费的日常经费报销;

1.3  《原始凭证粘贴单》,对小票较多,按类别分层次粘贴,附在前两种报销单后面;

1.4  《领款单》,用于直接向个人支付的费用;

1.5  《借支单》,用于个人办理借款事宜;

1.6  《请款单》,主要用于各类货款、工程款的支付。

2、费用报销原始凭证分类

2.1 原始凭证包括外来凭证和自制凭证。外来凭证主要指从外单位取得的税务机关监制的发票或财政部门监制的收据,以及结算单、合同(协议)等原始凭证;自制凭证主要指各类报销单、借支单、领款单、请款单等。费用报销原始凭证必须真实、合法、合规、完整。

2.2 原始凭证要真实合法:即费用支出必须与经济业务发生相符,严禁伪造、变造。从外单位取得的原始凭证必须是符合国家财务制度规定的正式发票或财政部门监制的行政事业性收据。经济业务经办人在收取原始凭证时应仔细辨认真假,发现假票据应拒付款项或要求退款。确实无法取得,可以采用收据代替,但需写明原因,且金额不得超过100元。发票次级:增值税专用发票—增值税普通发票—行政事业性收据。

2.3 手写原始凭证内容要齐全:接受凭证单位名称一律填写安徽绿海商务职业学院全称;日期、品名、单价、数量、金额等项目填写齐全,字迹清楚,金额正确且大小写相符。内容必须真实、完整,日期必须在经济业务发生的合理期限内。

2.4 印章要齐全:从外单位取得的发票必须有税务机关统一印制的发票监制章,并加盖完整的开票单位发票专用章或财务专用章;行政事业性收据必须有财政部门统一印制的财政票据监制章,并加盖完整的开票单位财务专用章。定额发票须随附开票单位出具的详细销售小票或购货清单,并加盖与定额发票上相同的单位印章。

2.5 凡购买实物的发票,必须随附具体物品的数量、单价、金额清单。汇总填开的发票,如:办公用品等,需附销货单位清单,清单应加盖出票单位公章。需入库的物资,必须到相关物资管理部门办理入库手续。不需入库的物资,交由相关使用人员验收,使用人(验收人)应在原始凭证背面签名。

3、费用报销原则:谁发生、谁报账;谁借款、谁销账。

4、费用报销制度:报销业务实行经手人、验收人或证明人制度。经手人制度指从外单位取得的合法发票背面必须有经手人签字。验收人制度指购置实物的经济业务,除经手人外,验收人应在合法发票背面签字。证明人制度指对于一些特殊事项(如业务招待费等)需由同行人员或其他知情人证明所办理经济业务的真实性。经手人、验收人或证明人必须为不同人员。

5、报销单填列规范:所有报销单必须使用蓝色、黑色碳素笔或签字笔据实填写(圆珠笔、红笔或铅笔填写无效),不得使用订书钉、大头针、回形针串别。填写报销单字迹要工整、内容要完整、数字要清晰、计算要正确,不得涂改、挖补、刮擦。报销人、经办人、验收人、证明人、审核(批)人要写全名,不能写职位称呼等。凡原始凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者,应重新补正。

6、原始凭证粘贴要求

6.1 原始票据必须按办公用品票、招待费票、通讯费票等不同类别和不同金额,分类贴粘,不得混贴。

6.2 交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴。

6.3 原始凭证应保持原样粘贴,对个别规格参差不齐的票据,可先裁边整理后再粘贴,但必须保证原始凭证内容的完整性。

7、特殊业务的报销

7.1 报销差旅费时,属参加会议或培训、进修等情况者,应随附会议通知。多名人员一起出差使用一张差旅费报销单时,要将每个人的姓名都填上,内容填写要齐全,要有相关人员的亲笔签名。

7.2 办理购入固定资产报销事宜,须先到物资管理部门办理固定资产登记手续,报销时应随附加盖物资管理部门印章的书面资产购置申请单、验收入库单、合同协议等原始凭证。须经相关会议批准的报销项目要附相关会议批准材料。

7.3 办理物资采购报销事宜,应按照学校物资采购管理办法的相关规定办理有关手续,报销时须随附相关业务主管部门签字或签章的书面物资采购申请单、验收入库单、合同协议等原始凭证。须经相关会议批准的报销项目要附相关会议批准材料。

7.4 装修装饰和基建修缮工程报销事宜,应按照学校工程建造管理办法的相关规定办理有关手续,报销时须随附相关业务主管部门签字或签章的书面工程造价预算单、完竣工验收合格单、工程合同协议等原始凭证。须经相关会议批准的报销项目要附相关会议批准材料。

8、其他事项

8.1 所有签名必须是本人亲笔签名,不能代签或以印章代替。严禁假冒他人签名,一经发现,将按有关规定追究相应法律责任。

8.2 各类费用支出的用途应该真实,不得以任何理由假冒用途套取现金。发放现金的原始凭证,原则上应由本人签名领取,不得委托他人代领。

8.3 财务人员对不真实、不合法的原始凭证、已经被禁止使用的原始凭证、超过使用期的原始凭证有权退回;对记载不准确、不完整,审批手续不全的报销单据有权退回。


第八条 员工借款规定

1、各类借款应由学校正式在编在岗教职工办理,学校不对临时工和学生借款。如临时工和学生因工作、举办活动等事宜需要借款的,由负责该项工作的教职工办理借款手续,且借款人和审批人不能为同一人。各项借款金额超过10000元的,应提前一天通知财务处备款。

2、教职工因公需办理借款的,借款人应填写借款单,写明事由、金额及预计还款时间,按照本办法履行审批手续后,方可借款。原则上,费用支出超过1000元的,可以先借款;1000元(含)以下,经办人先垫付再报销。

3、借款人对所借款项必须公款公用、专款专用。借款人办理完成相关经济业务后,必须在7个工作日内办理报销手续。借款人不能及时履行报销手续,须向财务说明情况,否则从借款人次月工资中扣除。前款未结清者,不得再借款。


第九条  退款规定

1、学生符合退学条件的,其退费按照《学生收费、退款管理办法》办理。

2、学生毕业离校退教材费的,由教务处申请办理。

3、其他情形需退款的,由业务活动负责部门申请办理。


第十条  附则

1、未涉及的其他费用报销或特殊情况,经批准参照本办法办理。

2、本办法自发布之日起试行六个月;试行期满无修改则正式执行。原财务处发布相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。















费用报销审批授权书


根据《费用报销管理办法》及其他内控管理制度的的工作需要,经学院董事会研究决定:以下单笔审批范围在1万元以下的审批权限授予副董事长石秀和同志,被授权人按照学院各项管理制度对报销单据进行审核并签字审批。序号审批范围审批权限备注授权副董事长董事长1日常经费报销1万元以下1万元(含)以上1万元以下授权副董事长为终审,无需到董事长审批,以下其他审批同理。2科研经费1万元以下1万元(含)以上报销按教务处科研经费管理制度办理3工薪福利费1万元以下1万元(含)以上按人事处薪酬管理制度办理4招生经费1万元以下1万元(含)以上按招就办招生政策办理5仪器设备、固定资产、大宗物资和服务采购、基建装修工程1万元以下1万元(含)以上1、预算在10万元(含)以上、20万元以下的,须先提交院务会讨论决定后再发生。2、预算在20万元(含)以上,须先提交联席会讨论决定后再发生。3、报销时要以会议纪要作为审批依据。6员工借款1万元以下全部按财务处暂付款管理规定办理7学生退学退费、毕业离校退教材费、其他情形退款的等1万元以下1万元(含)以上按财务处学费收费、退费管理规定办理;教材费由教务处申请办理;其他由业务活动负责部门申请办理。8其他情形或特殊情况1万元以下1万元(含)以上经批准参照费用报销管理办法办理本授权书生效时间为2021年 5 月 18日至  年 月 日!



安徽绿海商务职业学院董事会

二O二一年五月十八日